Miramos el 4YFN por dentro | UOCeventos

Todo el mundo conoce el 4 Years From Now. Para los que no están familiarizados con este evento mundial, es un congreso que conecta a startups de todo el mundo con potenciales inversores y forma parte del Mobile World Capital. Un evento que empezó hace 3 años con la asistencia de 2.300 personas y actualmente se esperan alrededor de 12.000. El título del evento hace referencia al tiempo que tarda una empresa a empezar a despegar, des de la idea, desarrollo, inversión, etc. Coloma Serra, MarCom Manager del 4YFN, acogió a los alumnos del Posgrado de Eventos de la UOC para explicarles diversos aspectos de la organización y gestión que pasan desapercibidos a menudo, sobretodo para aquellos que les interesa únicamente el contenido del evento.

La acogida del 4YFN fue larga, y sería un artículo demasiado extenso si resumiéramos toda la información que nos dieron, destacamos los aspectos esenciales de su instrucción:

• Para crear el evento y gestionarlo, cada año el equipo debe responder la siguiente pregunta: ¿Qué experiencia le queremos dar y cuanto darán por la experiencia?

• El equipo de la organización del 4YFN es un equipo pequeño y muy joven. Todo empezó siendo muy naive. Serra cuenta que en la primera edición no formábamos parte del Mobile World Congress, se acercaron con interés al 4YFN por la conexión con el contenido, pero cambiar la marca no tendría sentido. Ellos eran negros y rojos, y nosotros lilas y amarillos.

• Si comparamos su inicio a la actualidad, empezó siendo una infraestructura pequeña aunque cada año ha ido cambiando innovando su estructura en función, principalmente, de cuatro factores que se interrelacionan:

–– De los objetivos. Cada año varían y son distintos, y en función de ellos se tomaran ciertas decisiones.
–– De los aprendizajes adquiridos gracias a los errores cometidos en los años anteriores.
–– Por una cuestión de adaptabilidad con la tecnología y de las dinámicas que se establecen alrededor de ella.
–– Presupuesto.

•  Hay que tener en cuenta todos los detalles, no sólo del evento en acción, sino el después. “Te das cuenta que después de un evento sólo te quedan las imágenes.” Es importantísimo tener presente que siempre salga el logo en las fotografías, que se vean bien, que haya una estética concorde con el momento. También son necesarias imágenes y vídeos de momentos espectaculares, divertidos, de negocios, sinergias, diferentes perfiles de personas, etc. Necesitas imágenes que ilustren eso ya que esto es de crucial en el momento de pedir financiación. Al final todo entra por los ojos. También destacó que es de suma relevancia para revivir los años anteriores.

• 4YFN no es solo un evento, es una plataforma de negocio, 15 personas en la organización más muchísimos voluntarios.

• Las quejas siempre hay que tratarlas con amabilidad y responder con empatía. Cada año pasa algo, hay que saber compensar al público. “Hace demasiado calor, pues damos aguas gratuitas”. En un evento se vive mucho estrés, hay que saber aguantar el tipo y responder positivamente. Eso forma parte de la experiencia que se le quiera dar al asistente, es decir, forma parte del recuerdo que se lleva.

• Todo tiene un porqué y no se acabaríamos nunca. Cada detalle del 4YFN responde a una decisión en función de muchos factores: la experiencia, networking, el presupuesto, que siempre es limitado, y un conjunto de elementos básicos para montar y organizar el evento. Si te fijas, entiendes porqué se han tomado ciertas decisiones: esta cortina para el audio de la sala, esto es cartón porqué es más económico, este pasillo es para que siempre haya personas circulando y se establezcan contactos y conexiones…

Muy agradecidos con la acogida del 4YFN – MWC y sorprendidos, sobretodo, por el espíritu joven de la organización. Una vez más, se confirma: no sólo se trata de tener experiencia, también con muchas ganas se pueden conseguir grandes objetivos.

Muy contentos de colaborar con ellos con el Posgrado Gestión de Eventos UOC y con el programa de prácticas. El año que viene será su cuarto aniversario, haciendo honor al nombre del evento, ¿cómo nos sorprenderán? Volveremos para hablar de ello.